How to apply for jobs via email - THE PROPER WAY

I have been receiving many emails from graduates whom are applying for jobs. Some are very well structured, clearly mentioning the post they are applying for and all the essential details. But sadly most are done as if they couldn't care less. Yes, they are sending me their CV and Cover Letter as attachment, but imagine if you are receiving 20+ email everyday from prospective employee, the recipient will hardly have anytime to download all the attachment to view it.  They will usually make judgement based on what your write in your email, as this will be their first impression on you, so make it count!

Recruiters are like you and me, we like to make things easier for ourselves. Hence usually if I receive email as described above, I will automatically delete it without even bothering to open the attachment. Its your loss, they have nothing to lose by not hiring you, but you do! So guys and girls, if you really want THAT job, then WORK HARDER for it. Here is a very interesting article regarding the right manner and proper way to apply for a job via email:

Ini merupakan permohonan kerja melalui e-mel yang membolehkan saya menembusi industri minyak & gas yang mana umum mengetahui sangat sukar untuk ditembusi.

Ini merupakan salah satu daripada beratus jika bukan beribu permohonan yang diterima oleh Technip Geoproduction (M) Sdn. Bhd. dan permohonan saya telah disenarai pendek kepada lebih kurang 80 calon untuk ditemuduga. Dan dari 80 calon yang ditemuduga, dengan izin ALLAH saya di antara 17 orang yang diterima memulakan 'on-the-job' training. Permohonan saya ini telah disenarai pendek oleh pakar HR - Bahagian Pengambilan (Recruitment), Cik Puan Halizah Bahroddin. Mungkin beliau boleh kongsikan apakah kelebihan permohonan saya sehingga membuatkan beliau menyenarai pendek permohonan saya.

Dengan merujuk kedua-dua gambar ini, ada beberapa perkara yang anda semua perlu belajar dan perlu buat untuk permohonan kerja anda pada masa akang datang:

1. Alamat E-mel Professional
2. 'Subject Header'
3. Isi Kandungan E-mel
=> Pengenalan diri secara ringkas,
=> Pengalaman praktikal/kerja,
=> Kelebihan diri anda yang buatkan majikan perlu mengambil anda bekerja,
=> Butiran untuk dihubungi, dan
=> 'E-mail signature'
4. Lampiran (yang BERSAIZ KECIL!!!)
=> 'Cover Letter'
=> 'Resume' (pada masa ini saya masih tidak tahu beza CV & Resume)
=> 'Recommendation Letters' (ini insiatif saya sendiri untuk mendapatkan surat sokongan bertulis dari majikan tempat saya menjalankan latihan industri).
Nota Penting: Lihat bagaimana saya namakan setiap fail dokumen tersebut. Kita cerita adab menamakan fail dokumen dalam perkongsian saya yang akan datang.

Ini cerita tahun 2009. Ini cerita 6 tahun lepas. Ini cerita semasa dunia sedang dalam krisis ekonomi. Ini cerita semasa ekonomi dunia sedang menguncup. Ini cerita semasa syarikat dalam industri minyak dan gas juga mengurangkan pengambilan pekerja. Ini cerita semasa kebanyakan syarikat membuang pekerja.

Bukan ingin membangga diri atau menyombong, tapi jujur saya katakan setelah hampir 6 tahun, kebanyakan permohonan kerja yang saya terima masih jauh dari 'standard' dan adab yang saya guna pakai pada tahun 2009. Jika permohonan kerja melalui e-mel pada tahun 2009 ini saya sendiri beri 3/5 (penggunaan bahasa masih boleh diperbaiki, saiz fail yang masih besar, tiada usaha untuk mencari dan menulis nama penerima, dan sebagainya), rasanya kebanyakan permohonan yang saya terima selama 6 tahun ini kebanyakannya pada tahap 0/5-2/5, adalah sedikit yang berada pada tahap 3/5 dan sangat sukar mencari yang berada tahap 4/5. Jadi janganlah engkau mengomel kalau dah dekat SETAHUN engkau MENGANGGUR!!!

Saya MERAYU sangat-sangat, tolonglah perbaiki permohonan kerja melalui e-mel anda selepas ini. Kalau adab yang ini pun anda dah gagal untuk jadikan pada tahap sekurang-kurangnya 3/5, jangan mimpilah HR nak buka dan tengok lampiran (Cover Letter & CV) yang anda lampirkan, jawabnya berhabuklah sebab masuk dalam 'ARCHIVE FOLDER'.

Ini adab permohonon kerja melalui e-mel yang saya amalkan selama 5-6 tahun ini. Bagaimana pula adab permohonan kerja melalui e-mel yang anda amalkan?